Secretariado Organizador - SO
El Secretariado Organizador es la estructura organizativa de los eventos CITICED-CREAD CARIBE y está conformado por una Comisión Ejecutiva (CE) y seis (6) Secretarías que a su vez conforman Comisiones/Comités de Trabajo. En el Secretariado Organizador participan las instituciones coorganizadoras del evento tanto del ámbito nacional de la República Dominicana como del ámbito internacional/regional. Las Secretarias operan con un Secretario-Coordinador y representantes de las instituciones coorganizadores nacionales e internacionales. A continuación una breve descripción de cada uno de los órganos que conforman este organismo:
La Comisión Ejecutiva (CE), es el máximo órgano del Secretariado Organizador y está conformado por una Presidencia, que la ocupa la dirección o rectoría de la institución anfitriona; una Secretaría General, que la ocupa un/a miembro/a de confianza de la Presidencia y la institución anfitriona; una Secretaría Ejecutiva, que generalmente la ocupa un/a especialista contratado/a por la institución anfitriona; un cuerpo de Secretarías de Áreas (6 en total) y un/a representante de cada una de las instituciones co-organizadoras. Estos representantes pueden ser los propios directores o rectores o el personal en quien estos deleguen. En la CE se toman las decisiones mediante resoluciones para los temas de más alta relevancia del evento en la versión o celebración del presente y resoluciones institucionales que transcienden para la posteridad; sin embargo se pretende separar estas funciones una vez institucionalizado el CITICED-CREAD CARIBE, en el año 2009.
La Secretaría de Asuntos Científicos y Académicos, es la encargada de elaborar y proponer a la Comisión Ejecutiva todo lo relativo al contenido académico del evento que incluyen: una valoración al tema central que suele ser sugerido por la CE como parte de las conclusiones del evento anterior; la definición de las líneas temáticas; elaborar y difundir el llamado a presentación de propuestas sobre las líneas temáticas; evaluar y seleccionar las ponencias para el Congreso a partir de los protocolos acordados y comunicados a los proponentes en el documento de convocatoria, y coordinar la relatoría durante del desarrollo del evento para luego generar las conclusiones. También competen a esta secretaría proponer las temáticas de los pre-congresos y trabajar sobre la relatoría y conclusiones de estos.
La Secretaría de Presencia y Asuntos Internacionales, es la encargada de colocar el evento al más alto nivel en el plano internacional. Sus actividades envuelven promoción, contactos con expertos en las áreas temáticas y seguimiento al tratamiento de los invitados especiales en el marco del Congreso. Por su naturaleza y funciones esta Secretaría trabaja en coordinación con el resto de los órganos del Secretariado Organizador.
La Secretaría de Gestión Financiera, es la responsable del financiamiento del evento en todas sus actividades. Entre otras, sus funciones se focalizan hacia la definición y propuesta de los aportes de las instituciones co-organizadoras nacionales e internacionales, la búsqueda de auspicios, las ventas de evento en sentido general, en coordinación con la Secretaría de Mercadeo y Publicidad. Junto a la Secretaría Ejecutiva y las demás Secretarías, Gestión Financiera elabora el presupuesto y da seguimiento a su ejecución, recibe los pagos por ingresos y las solicitudes de fondos para la realización de actividades organizativas diversas; procesa los pagos a proveedores de servicios y al personal que labora bajo contrato en la organización del Congreso y realiza los informes por concepto de ingresos y egresos.
La Secretaría de Promoción y Mercadeo, se encarga de la difusión del Congreso en los escenarios y en los momentos más apropiados, tanto nacionales como internacionales. Entre sus principales tareas están: la definición de una estrategia de promoción y mercadeo entre los grupos focales definidos por la Secretaría de Asuntos Científicos y Académicos según el contenido del evento; junto a la Secretaría de Finanzas definir los paquetes de auspicios y proceder a solicitarlos vía la Secretaría Ejecutiva; colocación de publicidad en los medios consideramos y aprobados en las partidas presupuestarias, la gestión de entrevistas al Secretariado Organizador en los medios radiales, televisivos y prensa escrita, entre otras funciones. Esta Secretaría cuida la imagen del evento y sus coorganizadores, tanto en los medios de difusión impresos como en los medios de comunicación de masas.
La Secretaría de Apoyo Técnico, es la responsable de los servicios técnicos de difusión y apoyo de las actividades presenciales y virtuales, en los pre-congresos y en el congreso como tal. Son tareas específicas de ésta Secretaría: la elaboración, mantenimiento y difusión en medios electrónicos (internet) de la Página Web del Congreso (ésta última en coordinación con la Secretaría de Mercadeo y Publicidad); junto a la Secretaría de Logística, la gestión, instalación y operación de los equipos de proyección, transmisión de actividades virtuales y cibercafé; apoyo técnico a los expositores según lo requerido por estos, etc.
La Secretaría de Logística y Protocolo, es la encargada de la organización de los espacios y la atención a los asistentes tanto nacionales como internacionales en cuanto a proveer los servicios que estos demanden, en actividades pre-congreso y congreso; esto incluye, pero no limita a: junto a la Secretaría de Asuntos Académicos, distribuir los espacios dedicados para conferencias y talleres presenciales; organización y operación de las áreas de registro y alimentación; organización y entrega de materiales de apoyo (impresos, bultos, etc.); organizar actividades especiales para invitados nacionales e internacionales, etc.
